CRM & Size Özel Yazılım

Hizmet Detayı

Satış ekibiniz fırsatları Excel'de takip ederken, müşteri notları üç kişinin telefonuna dağılmışsa ve ay sonunda "kim ne yaptı" sorusunun net bir cevabı yoksa, ihtiyacınız olan şey doğru kurgulanmış bir CRM yazılımı. Baras Digital olarak 2011'den beri Tekirdağ merkezli çalışıyor; Ankara, Dubai ve Londra ofislerimizle tasarım, yazılım ve pazarlamayı tek ekip altında yürütüyoruz. Biz hazır bir programı size dayatmak yerine, şirketinizin gerçek çalışma şeklini yerinde dinler, satış, müşteri ve iş süreçlerinizi tek panelde toplayan size özel bir CRM yazılımı kurarız. Amacımız raftan çıkma dev bir sistem değil; ekibinizin her sabah gönül rahatlığıyla açtığı, işi hızlandıran ve hiçbir müşteriyi arada kaybetmeyen bir araç bırakmaktır. Bu sayfada bu işi nasıl ele aldığımızı sade bir dille anlattık.

CRM yazılımı nedir?

En sade tanımıyla CRM yazılımı, müşteriyle kurduğunuz her temasın tek yerde toplandığı sistemdir: kim aradı, hangi teklifi verdiniz, görüşme nasıl geçti ve ne zaman geri dönmeniz gerekiyor. Telefonda konuşulan bir söz, kağıda yazılan bir not ya da birinin aklında tuttuğu bir ayrıntı artık kaybolmaz; her bilgi kayıt altına alınır ve ekibin tamamı aynı ekrandan görür. Böylece bir çalışan izne çıktığında iş durmaz, müşteri baştan anlatmak zorunda kalmaz.

Size özel geliştirilen bir CRM yazılımı ise bunun bir adım ötesidir. Yalnızca müşteri bilgisini değil, teklif, sipariş, tahsilat, görev takibi, hatırlatma ve raporlama gibi işinize özgü ne varsa hepsini aynı panelde buluşturur. Hazır paketler ortalama bir şirket düşünülerek yazılır, oysa hiçbir işletme tam olarak ortalama değildir. Sizin kullandığınız terimlerle, sizin onay adımlarınızla ve sizin görmek istediğiniz raporlarla çalışan bir sistem, ekibin işi öğrenme süresini de kısaltır.

Somut bir örnek verelim. Diyelim ki bir mobilya üreticisisiniz: bayiden gelen sipariş, ölçü değişikliği, kapora ve teslim tarihi bugün farklı defterlerde duruyor. Doğru kurgulanmış bir sistemde bayi arar aramaz kaydı açar, geçmiş siparişlerini görür, teklifi tek tuşla oluşturur ve üretim tarihini takvime düşersiniz. Müşteri "benim siparişim ne durumda" diye sorduğunda, cevabı aramak yerine ekranda anında görürsünüz.

Hazır programlar varken CRM yazılımı neden özel olmalı?

Piyasadaki hazır CRM'ler ilk bakışta ucuz ve pratik görünür, ama iş büyüdükçe iki sorun baş gösterir. Ya sistem işinizin bir bölümünü hiç karşılamaz ve ekip yeniden yan tarafta Excel tutmaya başlar; ya da kullanıcı başına aylık lisans faturaları yıllar içinde birikerek, size özel bir CRM yazılımının toplam maliyetini kat kat aşar. Üstelik verileriniz başka bir firmanın sunucusunda, sizin kurallarınızın dışında durur.

Dağınık araçlarla çalışmak, aynı veriyi üç ayrı yere girmek demektir ve her tekrar yeni bir hata riski taşır. Müşteri numarasını yanlış yazan, teklifi güncellemeyi unutan ya da hatırlatmayı kaçıran bir ekip, farkında olmadan iş kaybeder. Tek bir kaynakta toplanan veri hem zaman kazandırır hem de yöneticiye anlık, güvenilir rapor sunar. Doğru kurgulanmış bir CRM yazılımı süreçleri sadeleştirir, insana bağlı bilgiyi sisteme taşır ve şirket büyüdükçe onunla birlikte genişler.

Bir başka önemli kazanç, işin insana bağımlılıktan kurtulmasıdır. Deneyimli bir satışçının kafasındaki müşteri geçmişi, o kişi ayrıldığında sizinle birlikte kalmalı, onunla gitmemeli. Süreçler sistemde tanımlıysa yeni gelen çalışan işi günler içinde devralır, yönetici de her şeyi tek tek sormak zorunda kalmaz. Kısacası iyi kurgulanmış bir sistem, sadece bugünkü düzeni değil, şirketin yarın büyürken ayakta kalmasını da güvence altına alır.

CRM yazılımı geliştirme sürecimiz nasıl işler?

İşe kod yazarak değil, sizi dinleyerek başlarız. Önce süreçlerinizi yerinde analiz ederiz: hangi veriyi kim giriyor, hangi rapor kime lazım, satış hunisinin neresinde tıkanma yaşanıyor. Bu haritayı çıkarmadan tek satır yazmayız, çünkü yanlış anlaşılmış bir ihtiyaç en pahalı hatadır. Bu keşif aşamasında çoğu zaman, müşterinin kendisinin bile fark etmediği körelmiş ya da gereksiz tekrar eden adımları birlikte görünür kılarız.

Ardından işi modül modül geliştiririz. En çok acıtan yeri çözen çekirdek bölümü önce canlıya alır, ekibiniz alıştıkça yeni modülleri üzerine ekleriz. Bu aşamalı yaklaşım hem riski düşürür hem de daha ilk haftadan somut fayda görmenizi sağlar. Her adımda gerçek ekranlar üzerinde geri bildirim alır, CRM yazılımının yönünü sizinle birlikte belirleriz. Böylece teslim günü sürprizle karşılaşmaz, sistemi baştan tanıyor olursunuz.

Teslimle işimiz bitmez. Ekibinize sahadaki dille kullanım eğitimi verir, ilk yoğun dönemde yanınızda dururuz. Yeni bir rapor, ek bir modül ya da değişen bir süreç olduğunda sistem büyümeye açık kalır. Tasarım, yazılım ve pazarlamayı tek ekip olarak yürüttüğümüz için, CRM yazılımı ile web siteniz ve reklam verileriniz gerektiğinde aynı yerde konuşur; birbirinden kopuk adalar hâlinde çalışmaz.

CRM yazılımı fiyatları neye göre belirlenir?

Dürüst cevap şu: sabit bir liste fiyatı yoktur, çünkü her şirketin süreci farklıdır. Bir CRM yazılımının maliyetini belirleyen esas şey, kaç modülün geliştirileceği, kaç kişinin kullanacağı, mevcut programlarınızla veri alışverişi gerekip gerekmediği ve raporların ne kadar detaylı olacağıdır. Sadece müşteri ve teklif takibi isteyen bir ekip ile stok, saha ve muhasebeyi de bağlamak isteyen bir şirket aynı bütçede olmaz.

Biz maliyeti tek kalemde büyük bir rakam olarak değil, önceliğe göre kurgularız. Aşamalı geliştirme sayesinde en çok para kaybettiren sorunu çözen bölümle başlar, bütçeyi zamana yayarsınız; sistem kendini kullanımda kanıtladıkça yatırımı büyütürsünüz. Ayrıca kendi sunucunuzda çalışan bir çözümde, hazır programların kullanıcı başına aylık ödemelerinden farklı olarak tekrar eden lisans yükü olmaz. Ne ödediğinizi ve neden ödediğinizi baştan kalem kalem görürsünüz.

Fiyatı konuşmadan önce her zaman ihtiyacı netleştiririz. İlk görüşme ve keşif, sizi bir taahhüde sokmadan yapılır; ne istediğinizi ve nereden başlamanın en mantıklı olduğunu birlikte belirleriz. Ardından kapsamı kalem kalem açıklanmış, şeffaf bir teklif sunarız. Amacımız en pahalı sistemi satmak değil, bütçenizi en çok işe yarayacak yere yönlendirip israfı baştan engelleyip paranızın karşılığını almanızı sağlamaktır.

Neden Baras Digital?

2011'den beri bu işin içindeyiz ve Tekirdağ'dan başlayıp Ankara, Dubai ve Londra'ya uzanan bir yolda hem KOBİ'leri hem kurumsal firmaları yakından tanıdık. Bu bize şunu öğretti: her sektörün kendine has bir ritmi vardır ve iyi yazılım, o ritmi bozmadan hızlandıran yazılımdır. Tasarımı, yazılımı ve pazarlamayı tek ekip olarak yürüttüğümüz için işinize bütün olarak bakar, sistemi de bu bütünün içine oturtacak şekilde kurarız.

Esnaf kökenli bir ekibiz; sözümüzün arkasında durmak, işi zamanında teslim etmek ve müşterinin gözünün içine bakarak konuşmak bizim için teknik başarıdan önce gelir. Size mesafeli bir tedarikçi gibi değil, aynı masada oturan bir iş arkadaşı gibi yaklaşırız. Bir CRM yazılımı projesine başladığımızda niyetimiz tek seferlik bir satış değil, yıllara yayılan bir iş birliğidir. Kodun ve verinin size ait kalmasına özen gösterir, sizi bize mahkûm etmeyen bir sistem bırakırız.